Mengoperasikan Software E-Mail Client

Untuk artikel lengkap beserta gambarnya, silahkan komen, nanti  saya beri link downloadnya.

MENGOPERASIKAN SOFTWARE E-MAIL CLIENT

1.1.         PENGERTIAN E-MAIL

E·mail adalah fasilitas intemet yang digunakan untuk mengirim surat elektronik. Pengiriman surat secara elektronik ini sering disebut dengan Electronic Mail atau yang terkenal dengan istilah e-mail. Aplikasi di intemet untuk mengakses e-mail dapat berupa aplikasi tersendiri seperti Eudora, Intemet mail, Pine, atau menggunakan fasilltas Web mail.

Web mail adalah fasilitas untuk mengakses e-mail dengan menggunakan browser. E-mail dapat dikirimkan ke setiap orang satu per satu atau pengiriman secara kelompok. Dalam pengiriman secara kelompok, setiap sekali mengirim maka seluruh anggota dalam kelompok tersebut akan terkirim. Istilah ini sering disebut Mailing List atau milis. Microsoft Office telah melengkapi fasilitas e-mail ini dengan Microsoft Outlook dan Outlook Express. Aplikasi ini dapat kita gunakan untuk mengirim dan menerima e-mail secara Iangsung. Sejumlah perusahaan jasa layanan intemet menyediakan fasilitas e-mail secara terintegrasi maupun terpisah. Yahoo menyediakan fasilltas e-mail secara terintegrasi dengan layanan interet Iainnya, bahkan Yahoo menyediakan pendaftaran e-mail gratis kepada seluruh pengguna internet di seluruh dunia.

1

KATA PENGANTAR

Pemanfaatan komputer sebagai sebuah sarana pengembangan pendidikan saat ini, sudah menjadi kebutuhan utama. Hal ini didasarkan kepada beberapa faktor utama, yaitu : perkembangan teknologi yang semakin pesat. Di era globalisasi, di mana perkembangan teknologi merupakan urat nadi utama kehidupan, yang membawa perubahan besar terhadap tatanan dan cara hidup manusia. Setiap jenis pekerjaan di tuntut untuk dapat dikerjakan dengan cara yang cepat dan setepat mungkin. Dunia industri sebagai garda terdepan pembangunan ekonomi mau tidak mau harus memanfaatkan perkembangan teknologi ini, sebab dengan memanfaatkan teknologi yang optimal, maka akan tercapai efesiensi kerja, meningkatkan ketelitian dalam suatu pekerjaan. Namun ada masyarakat tertentu yang belum mampu mengikuti perubahan ini. Mereka terancam tertindas oleh perubahan jaman sehingga nantinya akan menjadipenonton di lapangan sendiri dan menjadi tamu di rumah sendiri. Program keahlian ini mencoba untuk mencegah hal itu terjadi, utamanya dalam bidang komputerisasi dan pendidikan.

            Penulis menyadari bahwa tugas ini jauh dari sempurna karena terbatasnya kemampuan penulis, oleh karena itu tegur sapa yang bersifat membangun sangat penulis harapkan. Demikian juga penulis berharap dan berdoa semoga budi baik beliau mendapat balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa. Dan mudah-mudahan materi yang penulis sajikan ini ada manfaatnya bagi perkembangan pendidikan selanjutnya serta tidak lupa pula penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya atas segala kesalahan atau kekurangan yang mungkin terjadi selama penyusunan materi ini.

i

1.2     E-MAIL CLIENT

Aplikasi email client : outlook Expres, Eudora, dan sebagainya.

E-Mail client adalah software yang digunakan untuk mengirim dan menerima e-mail melalui komputer Anda tanpa browser. Cukup dengan menjalankan software e-mail client secara otomatis e-mail akan terdownload ke komputer Anda. Saat Anda tidak terkoneksi dengan internet, Anda dapat membaca e-mail – e-mail yang telah di download tersebut.

Beberapa pilihan software e-mail client :

v  Outlook Express
Review : software ini secara otomatis terinstall pada Windows XP pada full install. Penggunaannya praktis, hanya saja tidak memiliki fitur perlindungan SPAM yang efektif.

v  Microsoft Outlook
Review : software yang masuk dalam Microsoft Office ini kaya fitur, diantaranya sudah terintegrasi dengan calendar, todo list, dan memiliki mekanisme perlindungan SPAM yang baik.

v  Thunderbird
Review : software free ini dikembangkan oleh Mozilla dengan dilengkapi fitur perlindungan SPAM yang sangat fleksibel karena dapat kita konfigurasikan secara detail. Selain itu software ini juga dilengkapi dengan e-mail tagging yang cara kerjanya mirip dengan label pada Gmail. Sayangnya software ini tidak memiliki integrasi langsung dengan calendar meskipun tersedia add-on untuk calendar. Thunderbird dapat di download gratis disini.

2

v  Mail pada Mac OS X
Review : kerap disebut Apple Mail, secara default software Mail ini sudah terinstall pada Mac OS X. Sebagai software mail client default pada Mac OS X, software ini memiliki mekanisme perlindungan SPAM yang cukup baik.

v  Windows Mail
Review : Windows Mail adalah pengganti Outlook Express pada Windows Vista. Sebagai versi baru dari Outlook Express, Windows Mail kaya dengan fitur – fitur baru. Di antaranya adalah perlindungan terhadap SPAM yang lebih baik dan integrasi dengan Calendar yang sudah termasuk di dalamnya.

3

1.3                 PENGENALAN OUTLOOK

Ms  Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satu perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates. Aplikasi.

Biasanya MS Outlook menjadi paket dalam MS Office,sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan MS Office. Selain untuk pengelolaan  email, Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti pengelolaan kalender kerja, meeting , jadwal tugas dan lain-lain. Sebelum menggunakan Outlook ada baiknya terlebih dahulu kita  mengenal  menu-menu utama dari Outlook itu sendiri.

Bagian-bagian dari Outlook sebagai Software Email Client 

4

a.               Folder List

Folder List  menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox  , Personal Folders ,dan Public  folders.

b.              Toolbar 

Toolbar  berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti “ New Mail Message ", “ Print  ", dan“ Print Preview  ". Toolbar dapat diubah sesuai dengan keperluan atau keinginan kita. Status Bar
menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesanyang belum dibaca jika ada.

c.               Outlook Bar 

Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada Microsoft Outlook, seperti Calendar  , Contacts , and Tasks.

5

1.4      OUTLOOK  UNTUK  PENGELOLAAN  EMAIL

1.4.1      Membaca Email

Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “ Inbox”  , cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada jendela baru. Untukmengetahui adanya pesan baru , pada  windows toolbar  ( sudut kiri monitor ) akandiberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untukemail yang tiba pada Outlook.

1.4.2              Membaca File

Attachment  Jika Anda menerima pesan berisi file lampiran

( attachment ), di folder Inbox padaOutlook akan di beri tanda  paperclip disebelahnya. Untuk membuka file attachment  lakukan langkah berikut :

1. Buka pesan/ mail message .

2. Akan ada icon dengan nama file di body text.

3. Dobel klik icon file. File attachment   akan terbuka sesuai dengan programaplikasinya. Anda bisa menyimpannya atau menutup saja filenya.

6

Cara menyimpan file attachment :

1. Sorot file attachment.

2. Klik menu File – kemudian Save attachment .

3. Pilih folder tempat menyimpan file yang diinginkan.

1.4.3             Membuat Sub Folder  pada Inbox.

                Apabila kita ingin mengelompokkan email dan menempatkannya pada folder tertentuhal ini dapat dilakukan dengan membuat folder baru di dalam folder Inbox.Lakukan langkah berikut :

                        1. Pada folder Inbox klik File

                        2. Pilih New  – pilih Folder 

                        3. Ketik nama folder pada kolom yang tersedia

               

7

1.4.4             Menggunakan “ Message Rule” 

                Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada  , folder yg di inginkan  maupun untuk memblok email yang tidak kita inginkan  ( iklan, spam ,pornografi, dan sebagainya).

                Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :

                        1. Pada folder Inbox klik menu Tools

                        2. Klik “ Rules Wizard ” ( Akan muncul menu untuk “ rules wizard ”)

                        3. Klik tombol New 

4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “ check message when they arrive ” ) , akan memeriksaemail begitu tiba.

                        5.Klik Next 

6. Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “ with specific word in thesender’s address”  ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim.

                        7. Klik kalimat “ specific word  ” yang digaris bawah.

                        8. Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Didin)

9. Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder ” (akan memindahkanemail ke folder tertentu)

                        10. Klik specified  , akan muncul window folder daripada Outlook

                        11. Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder).

                        12. Klik Next  – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi

                        13.Klik Finish.

8

1.4.5             Membuat atau Mengirim Email

                                Untuk membuat pesan ( message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:

                        1. Pada folder Inbox, klik menu File.

                        2. Sorot New .

                        3. Klik menu Mail Message.

                        Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu :

                        Deskripsinya sebagai berikut :

                        a.     To  :    tujuan standar pengalamatan pesan.

                        b.     Cc   : singkatan dari Carbon Copy . Jika Anda ingin mengirim pesan kepadaseseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain,cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.

                        c.     Bcc :   singkatan dari Blind Carbon Copy  . Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada kolom To  dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima emailtetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwaemail juga dikirim kepihak ke 2(Bcc).

                        Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah berikut :

                        1.   Klik tombol pengalamatan (addressing ) (To, Cc, or Bcc).

                        2.   Pada kolom "Show Names From The:" , pastikan address list yang  benar telah dipilih,klik tanda panah down untuk memilih

                        3.    Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda dapatmemilihlebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb.

                        4.  Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/ atau New Mail    Message  denganalamatemail yang telah dipilih tadi.

                        5.    Masukkan text pada halaman isian pesan

                        6.  Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send , dan pesan akan segera dikirim.

9

Dapat dilihat pada gambar di bawah ini :

1.4.6             Pemakaian Group

        Anda dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri dari gabungan beberapaalamat email. Hal ini berguna untuk memudahkan pengiriman email ke banyakalamat sekaligus dalam satu Group dari pada menuliskan alamat email satu-persatu. Untuk mengirim ke Group lakukan langkah berikut :

                1. Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menu Address Book 

2. Pada kolom “ Show Names from the : “ pilih All Groups ( atau ditempat   mana anda membuat groups).

                3. Klik Ok dan Send

10

1.4.7             Mengirim Attachments ( file lampiran )

                Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada  pesan anda, seperti dokumen atau spreadsheet  , lakukan langkah berikut:

1.              Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.

2.              Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert  pada toolbar.

3.     Klik File.

4.     Cari file yang ingin anda sertakan.

5.     Dobel klik pada file yang akan disertakan.

            

11

1.4.8             Membalas ( Reply ) Pesan.

                Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email) kemungkinan Andaingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan haltersebut lakukan langkah berikut :

a.             Standard Reply  :

                                1. Pada folder Inbox doble klik email yang ingin Anda balas.

                                2. Klik tombol Reply .

                                3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian   “To :”

                                4. Ketik pesan anda pada body pesan.

                                5. Klik Send

                b.             Reply To All 

                Fungsi reply to all  akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang ditujuoleh pengirim pertama.Untuk melakukan ini :
1. Klik tombol reply to all
2. Semua penerima akan tercantum di bagian ” To : “dan semua alamat bagian Cc akan tercantum pada bagian “Cc  :” juga
3. Ketik pesan anda pada body pesan.
4. Klik tombol send.

1.4.9             Out Of Office Assistant

                Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatismembalas email yang datang. Jika Anda berada diluar kantor atau sedang tidakditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan keorang yang mengirim andapesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yangtelah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yangdisebut “Out Of Office Assistant “. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :

12

                1. Klick Tools pada toolbar.

                2. Klik Out Of Office Assistant 

3. Jendela Out Of Office Assistant  akan muncul. Klik radio button disebelah  “ I amcurrentlyout of the office" dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan  padakotak yang tersedia.

                4. Klik tombol OK.

1.4.10    orward ( Meneruskan ) Pesan

                Ketika Anda sudah membaca pesan, dan ingin juga menyampaikan atau meneruskan pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkah berikut ini :

                                1. Buka email atau pesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain.

2. Klik tombol   forward .  Masukkan alamat email penerima. Anda dapatmenambahkan komentar di body text pesan jika diinginkan.

                                3. Setelah selesai, klik Send.

1.4.11    Pemakaian Signature.

                Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik,biasanya ditempatkan pada bagian bawah email kita.  Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut:

1.              pada Outlook klik menu Tools.

2.     Pilih Options.

3.     Pilih Mail Format  ( ada di atas ).

4.   Kemudian klik tombol “ Signature Picker ” akan muncul window untuk   mengedit“ signature.

13

”5.    Pilih New   – masukkan nama untuk “ signature ” Anda.

6.    Klik Next   – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisa memilihwarna danbentuk dari font.

7.    Klik Finish Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehimgga penerimadapat mengenal identitaspengirim.

14

1.5    PENGELOLAAN PERSONAL ADDRESS BOOK ATAU ALAMAT E-MAIL

                    Outlook menyediakan fasilitas  Address Book  untuk mengelola semua alamat emailyang ada,mengelompokkannnya secara personal maupun dalam beberapa Group.Personal Address Book berisi alamat e-mail beserta informasi atau data-data dariorang yang ingin Anda simpan. Untuk membuka Personal  Addres  Book .

            Lakukan langkah-langkah berikut :

            1. Klik menu "Tools" pada toolbar.

            2. Klik " Address Book ".

                Secara otomatis (default) akan menampilkan “ Global Address    List ” yang berisialamat e-mail yang telah terdaftar.

15

1.5.1             Menambah Alamat E-mail ke Outlook Address Book 

Untuk menambah alamat email ke Outlook Address Book , lakukan langkah berikut :

1. Klik tanda panah dibawah "  Show Names from the:" pilih Outlook  Address Book

2. Klik File.

3. Klik New Entry 

4. Pilih New Contact  from the list and klik "OK".

5. Pada isian Full Name , ketik nama lengkap.

6. Pada isian Email  : ketik alamat lengkap e-mail orang tersebut.

    Contoh : (e-rafi@vedcmalang.co.id)

Setelah itu klik tombol “Save and Close“. Anda juga dapat menambah informasi lain tentang user tersebut, seperti alamat, notelp, perusahaan, dan lain-lain.

16

1.6       MENGGUNAKAN PERANGKAT  E-MAIL EVOLUTION

Bagi anda yang menggunakan komputer sendiri, biasanya telah tersedia aplikasi di sistem operasi yang dapat membantu membaca e-mail secara lokal di komputer yang kita gunakan. Aplikasi ini biasa di sebut sebagai e-mail client.

1.6.1    Pola kerja sebuah e-mail client 

Pola kerja sebuah e-mail client sangat sederhana yaitu :  

1.     Konfigurasi e-mail client untuk memasukan nama server e-mail kita, username dan password.

2.     Konfigurasi e-mail client untuk mengetahui ke server e-mail mana untuk me-relay e-mail. Biasanya untuk pengguna Telkom dapat menggunakan smtp.telkom.net.

1.6.2    Hal yang menyebabkan penggunaan e-mail client menjadi menarik

Beberapa hal yang menyebabkan penggunaan e-mail client menjadi menarik antara lain adalah :

1.     Jumlah e-mail yang dapat di simpan hampir tidak terbatas, hanya di batasi oleh besarnya harddisk.

2.     Kecepatan untuk membaca e-mail sangat jauh lebih cepat karena langsung ke harddisk komputer.

17

1.6.3  Cara mengoperasikan e-mail evolution

Pada dasarnya ada dua (2) perangkat lunak e-mail client yang banyak digunakan di sistem operasi open source, yaitu :

1. Evolution.
2. Thunderbird

Pada sistem operasi Ubuntu perangkat lunak e-mail client yang sudah tersedia adalah Evolution.

Perangkat lunak Evolution dapat di akses dari menu, Applications → Internet → Evolution Mail.

18

Saat pertama kali Evolution digunakan biasanya kita akan di tawari untuk mengkonfigurasi perangkat lunak Evolution. Perlu dimasukan adalah

Ø  Nama Lengkap.

Ø  E-mail address.

Jika informasi ini telah yakin dimasukan, kita dapat melanjutkan proses  konfigurasi awal dengan menekan tombol “Forward”.

19

Untuk proses pengambilan e-mail kita perlu mengkonfigurasi

• Tipe Server – biasanya POP atau POP3, tapi ada juga yang dapat di konfigurasi sebagai IMAP.
• Server – nama server e-mail.
• Username – nama pengguna di server mail di Internet.

Jika konfigurasi ini telah di masukan, kita perlu menekan tombol “Forward” untuk meneruskan proses konfigurasi awal dari Evolution.

Selanjutnya yang penting di konfigurasi juga adalah server untuk mengirimkan e-mail. Rata-rata masing-masing ISP akan memberikan jasa sebuah Server 

Untuk membantu mengirimkan e-mail. Parameter yang perlu di konfigurasi adalah,

-               Tipe Server - biasanya SMTP.

-               Server - smtp.telkom.net untuk pengguna Telkom.

20

Pada dasarnya selesai sudah bagian-bagian yang penting dalam proses konfigurasi Evolution. Kebanyakan konfigurasi yang perlu dilakukan hanyalah menekan tombol “Forward” dan di akhiri dengan menekan tombol “Finish”.

                                   

Tampilan Evolution relatif sederhana, dan Evolution akan berusaha untuk mengambil e-mail dari server mail yang telah kita definisikan sebelumnya. Beberapa tombol penting yang perlu di perhatikan di Evolution hanya,

§  New – untuk menulis e-mail baru.

§  Send atau Receive – untuk memaksa Evolution mengirim dan menerima e-mail.

§  Reply – untuk membalas sebuah e-mail.

21

Pada bagian Inbox, kita dapat melihat semua e-mail yang masuk ke kotak surat kita.

Pada dasarnya sama dengan apa yang ada di Webmail, hanya saja sekarang semua menjadi lebih cepat karena menggunakan perangkat lunak e-mail client di komputer sendiri.

Mengirim / menulis e-mail dapat dilakukan dengan menekan tombol “New” di menu Evolution. Sesaat sesudah itu akan tampak tampilan kolom untuk menulis e-mail. Langkah yang perlu dilakukan pada saat menulis e-mail secara berurut hanyalah,

1.     Tuliskan alamat e-mail tujuan pada kolom “To:”

2.     Tuliskan perihal atau subject e-mail pada kolom “Subject:”

3.     Tuliskan berita yang akan dikirim.

4.     Tekan tombol kirim “Send”, jika e-mail telah selesai di ketik.

22